Giá sàn của một phòng là mức giá thấp nhất bạn chấp nhận bán, và nền của nó là chi phí phát sinh thêm khi có khách ở đêm đó: giặt đồ vải, đồ dùng một lần, điện nước, công dọn phòng, cộng chi phí kênh bán. Bán dưới mức này thì mỗi phòng có khách lại làm bạn mất thêm tiền so với để trống.
Bài này hướng dẫn tính chi phí một đêm phòng có khách cho cơ sở nhỏ, cộng chi phí kênh, rồi đặt giá sàn có khoảng đệm hợp lý cho từng hạng phòng và từng mùa. Mọi con số là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính, bạn thay bằng số của cơ sở mình.
Hai loại chi phí và vì sao chỉ một loại quyết giá sàn
Chi phí của khách sạn chia thành hai loại. Chi phí cố định là thứ bạn trả dù có khách hay không: tiền thuê hoặc khấu hao toà nhà, lương nhân viên toàn thời gian, phí phần mềm, bảo hiểm. Chi phí biến đổi là thứ chỉ phát sinh khi có khách ở: giặt ga gối khăn, xà phòng và đồ dùng một lần, nước uống đóng chai, điện của điều hoà và nước nóng chạy thêm, công dọn phòng nếu trả theo phòng, bữa sáng nếu có bao gồm.
Khi quyết định có nên bán một phòng còn trống tối nay ở mức giá thấp hay không, chi phí cố định không thay đổi theo quyết định đó: bạn vẫn trả tiền thuê dù bán hay không. Thứ thay đổi là chi phí biến đổi và chi phí kênh. Vì vậy, về mặt tính toán ngắn hạn, giá sàn tuyệt đối là tổng hai khoản đó. Bán trên mức này thì phòng có khách vẫn đóng góp được phần nào cho chi phí cố định.
Nhưng giá sàn tuyệt đối chỉ là nền. Nếu cả năm bạn bán sát nền, bạn không bao giờ trả được tiền thuê và lương. Giá sàn dùng hằng ngày nên cao hơn nền một khoảng đệm, và khoảng đệm đó lớn hơn vào mùa cao điểm, khi phòng có thể bán được cho người khác ở giá tốt hơn.
Tính chi phí biến đổi cho một đêm phòng: ví dụ giả định
Bảng dưới là ví dụ giả định cho phòng đôi tiêu chuẩn ở khách sạn 20 phòng, tính theo đơn vị nghìn đồng để dễ theo dõi. Con số chỉ minh hoạ cấu trúc; bạn cần thay bằng hoá đơn thật của cơ sở mình.
| Khoản | Cách ước tính | Ví dụ giả định |
|---|---|---|
| Giặt đồ vải | Số bộ ga, vỏ gối, khăn mỗi lượt nhân đơn giá giặt hoặc chi phí giặt tại chỗ | 40 |
| Đồ dùng một lần | Xà phòng, bàn chải, nước uống, túi rác | 25 |
| Điện, nước tăng thêm | So hoá đơn tháng đông khách với tháng vắng chia cho số đêm chênh lệch | 30 |
| Công dọn phòng | Nếu trả theo phòng hoặc tính phần thời gian của nhân viên buồng | 35 |
| Hao mòn nhỏ | Thay khăn rách, bóng đèn, pin điều khiển, chia đều theo đêm | 10 |
| Tổng chi phí biến đổi | 140 |
Khoản điện nước khó tính nhất. Cách đơn giản là so hai tháng có công suất khác nhau rõ, lấy chênh lệch hoá đơn chia cho chênh lệch số đêm phòng đã bán. Nhờ AI làm phép chia này từ bảng hoá đơn và số đêm là việc nhẹ, nhưng hãy loại tháng có thay đổi lớn như lắp thêm máy hoặc sửa chữa.
Cộng chi phí kênh: giá sàn thật khác nhau theo kênh
Cùng một đêm phòng, chi phí kênh khác nhau tuỳ khách đến từ đâu. Kênh đặt phòng trực tuyến tính hoa hồng theo tỷ lệ phần trăm trong hợp đồng của bạn; đại lý có thể có giá thoả thuận đã trừ sẵn phần của họ; khách thanh toán bằng thẻ có phí xử lý; khách đặt trực tiếp qua tin nhắn tốn ít phí nhưng tốn thời gian trả lời.
Vì chi phí kênh là tỷ lệ phần trăm trên giá bán, giá sàn qua một kênh được tính bằng cách chia chi phí biến đổi cho phần còn lại sau hoa hồng. Ví dụ giả định: chi phí biến đổi là 140, kênh lấy 15%, thì giá bán tối thiểu qua kênh đó là 140 chia cho 0,85, khoảng 165. Cùng phòng đó bán trực tiếp không mất hoa hồng thì nền vẫn là 140 cộng phí thanh toán nếu có.
Điều này giải thích vì sao một số cơ sở chọn không mở giá thấp nhất trên những kênh có chi phí cao, hoặc giới hạn số phòng giá thấp trên các kênh đó. Nhưng cách nào cũng phải tôn trọng điều khoản hợp đồng với từng kênh về đồng nhất giá; đọc kỹ hợp đồng trước khi đặt giá khác nhau giữa các kênh.
Đặt giá sàn dùng hằng ngày cho từng hạng phòng
Có nền rồi, bạn đặt giá sàn thực dụng cho lễ tân và cho công cụ định giá, nếu có, để không ai bán thấp hơn.
- Tính chi phí biến đổi riêng cho từng hạng phòng, vì phòng gia đình dùng nhiều khăn, nước và điện hơn phòng đơn.
- Cộng chi phí kênh đắt nhất mà hạng phòng đó được bán qua, để có nền an toàn cho mọi kênh.
- Thêm khoảng đệm theo mùa: ví dụ giả định cộng 30% vào mùa thấp điểm, 60% vào mùa giáp ranh, và không mở giá sàn vào mùa cao điểm.
- Ghi giá sàn vào bảng giá chính, đánh dấu rõ để lễ tân biết mức không được bán thấp hơn khi khách mặc cả tại quầy.
- Nếu dùng công cụ định giá tự động, nhập giá sàn làm giới hạn dưới và kiểm lại sau mỗi lần cập nhật phần mềm.
- Xem lại giá sàn mỗi quý hoặc khi giá giặt là, điện nước, vật tư thay đổi đáng kể.
Giá sàn không phải giá mục tiêu. Nếu bạn thấy mình bán sát giá sàn thường xuyên, đó là dấu hiệu cần xem lại nhóm khách, kênh bán hoặc chất lượng phòng, chứ không phải giảm giá sàn.
Khi nào bán thêm một phòng không đáng
Khi giá bán dưới nền. Đơn giản nhất: dưới chi phí biến đổi cộng chi phí kênh là mỗi khách làm bạn mất thêm.
Khi phòng đó có thể bán cao hơn. Một đêm ở mùa cao điểm còn nhiều ngày mới đến, nếu lượng đặt đang chạy nhanh thì bán rẻ hôm nay là bỏ mất khách trả giá tốt sau này. Đây là lý do khoảng đệm mùa cao lớn hơn.
Khi nó làm vỡ chuỗi ngày. Bán một đêm thứ Bảy lẻ có thể làm thứ Sáu và Chủ nhật khó bán cho khách muốn ở trọn cuối tuần.
Khi nhân sự không đủ. Thêm một phòng đúng hôm thiếu người dọn có thể làm chất lượng cả tầng giảm, kéo theo phàn nàn. Chi phí ẩn này không nằm trong bảng tính nhưng có thật.
Khi giá thấp làm hỏng mức giá chung. Bán quá rẻ trên kênh công khai làm khách so sánh và chờ giá rơi lần sau. Nếu cần lấp phòng, dùng gói có điều kiện hoặc giá cho nhóm khách riêng thay vì hạ giá công khai.
Giá sàn khác nhau giữa các hạng phòng và loại giá
Một sai lầm hay gặp là đặt một giá sàn chung cho cả khách sạn. Phòng gia đình bốn người dùng gấp đôi khăn, nước, đồ dùng một lần và thời gian dọn so với phòng đơn, nên chi phí biến đổi của nó cao hơn rõ. Phòng có bồn tắm tốn nước nóng hơn. Phòng có ban công nhìn ra biển dọn lâu hơn vì cát và gió. Mỗi hạng phòng nên có nền chi phí riêng, dù chỉ ước tính tương đối.
Loại giá cũng ảnh hưởng. Giá không hoàn tiền thu tiền ngay nên rủi ro thấp hơn và có thể cho phép đệm mỏng hơn một chút; giá cho phép huỷ đến sát ngày có rủi ro phòng bị trả lại khi đã muộn để bán, nên đệm cần dày hơn. Giá cho khách ở dài ngày thường có chi phí dọn mỗi đêm thấp hơn vì không thay ga hằng ngày, nên nền thấp hơn và bạn có thể đặt giá theo đêm mềm hơn mà vẫn an toàn.
Ghi tất cả vào một bảng nhỏ: hàng là hạng phòng, cột là loại giá, ô là giá sàn của mùa hiện tại. Bảng này là thứ lễ tân nhìn khi khách mặc cả, và là thứ bạn nhập vào công cụ định giá nếu dùng.
Những khoản hay bị bỏ sót khi tính
Khi đối chiếu bảng tính với hoá đơn thật, các khoản dưới đây thường bị quên. Mỗi khoản nhỏ, nhưng cộng lại có thể làm giá sàn thấp hơn thực tế đáng kể.
- Phí thanh toán thẻ hoặc phí cổng thanh toán cho đặt phòng trực tuyến.
- Khăn, ga hỏng phải thay sớm vì vết bẩn khó giặt, chia trung bình theo đêm.
- Nước giặt, hoá chất tẩy rửa dùng riêng cho buồng phòng.
- Phần điện của máy giặt, máy sấy nếu giặt tại chỗ.
- Phí xử lý rác tăng theo lượng khách ở một số nơi.
- Quà chào đón nhỏ như trái cây, bánh, nước ép nếu cơ sở có tặng.
- Phần chi phí phần mềm hay kênh tính theo lượt đặt thay vì theo tháng.
Khi đưa danh sách này cho AI để rà, đừng kèm tên nhà cung cấp hay giá hợp đồng nếu bạn coi đó là bí mật kinh doanh; chỉ cần số tổng theo tháng là đủ để tính.
Dùng AI để giữ con số này luôn đúng
Chi phí biến đổi thay đổi âm thầm: giá giặt tăng, đổi nhà cung cấp đồ dùng một lần, giá điện thay đổi theo bậc. Nếu không ai cập nhật, giá sàn đặt từ năm ngoái có thể đã thấp hơn chi phí thật. Một cách giữ con số luôn đúng là mỗi tháng đưa bảng chi phí tổng hợp, đã che tên nhà cung cấp nếu bạn muốn, cho AI và nhờ tính lại chi phí một đêm phòng cho từng hạng.
Câu lệnh gợi ý: "Đây là tổng chi phí giặt là, đồ dùng một lần, điện, nước và công dọn phòng của tháng này cùng số đêm phòng đã bán của một khách sạn 20 phòng. Hãy tính chi phí biến đổi trung bình cho mỗi đêm, so với tháng trước, và chỉ ra khoản nào tăng nhiều nhất." Đọc kết quả, kiểm lại phép tính bằng tay một khoản bất kỳ, vì AI đôi khi nhầm đơn vị hoặc cộng sai cột.
Khi có số mới, cập nhật giá sàn trong bảng giá và báo lễ tân. Việc này mất chừng nửa giờ mỗi tháng nhưng giúp bạn không vô tình bán lỗ vào những tuần vắng, khi áp lực lấp phòng lớn nhất.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tính tiền thuê nhà vào giá sàn không?
Không nên đưa vào giá sàn tuyệt đối cho quyết định ngắn hạn, vì tiền thuê không đổi dù bán hay không bán phòng tối nay. Nhưng tiền thuê phải được bù bằng khoảng đệm trên giá sàn và bằng giá bình quân cả năm. Nếu giá bình quân không đủ trả chi phí cố định, vấn đề nằm ở mô hình kinh doanh, không phải ở giá sàn.
Homestay chủ nhà tự dọn thì có tính công dọn phòng không?
Nên tính, dù bạn không trả lương cho chính mình. Nếu không tính, giá sàn trông thấp và bạn dễ bán rẻ, rồi đến lúc cần thuê người dọn thì cả mô hình không còn lãi. Ghi công dọn theo mức bạn sẽ phải trả nếu thuê ngoài.
Giá sàn có cần công khai cho nhân viên không?
Lễ tân cần biết mức không được bán thấp hơn khi khách mặc cả tại quầy hoặc qua tin nhắn. Không cần chia sẻ chi tiết từng khoản chi phí, chỉ cần con số sàn cho từng hạng phòng và mùa, kèm quy tắc ai được duyệt khi khách đề nghị thấp hơn.
Bữa sáng bao gồm trong giá có tính vào chi phí biến đổi không?
Có, vì nó chỉ phát sinh khi có khách. Tính chi phí nguyên liệu và công phục vụ trung bình mỗi suất nhân số khách mỗi phòng. Nếu nhiều khách không ăn sáng, cân nhắc tách giá có và không có bữa sáng để giá sàn của từng loại phản ánh đúng chi phí.
Đoàn khách đông xin giá thấp hơn giá sàn thì có nhận không?
Xem tổng thể chứ không chỉ giá phòng. Nếu đoàn đến vào mùa vắng, có thêm doanh thu dịch vụ khác và không chiếm chỗ của khách trả giá cao hơn, có thể chấp nhận giá thấp hơn mức đệm thường ngày nhưng không nên thấp hơn nền chi phí biến đổi. Hãy tính cả chi phí phát sinh riêng của đoàn.
Bao lâu nên tính lại chi phí một đêm phòng?
Mỗi tháng là nhịp hợp lý nếu dữ liệu sẵn; tối thiểu mỗi quý. Luôn tính lại ngay khi đổi nhà cung cấp giặt là, khi giá điện nước thay đổi, hoặc khi thay đổi cách tổ chức buồng phòng như chuyển từ thuê theo phòng sang nhân viên cố định.