Khách ở một hai đêm thì xác nhận đặt phòng và nội quy là đủ; khách ở theo tháng thì cần một hợp đồng viết riêng, vì những chuyện phát sinh trong ba tháng nhiều hơn hẳn trong ba đêm. Giá tính thế nào khi điện nước dùng nhiều, ai dọn phòng bao lâu một lần, khách muốn về sớm thì cọc xử lý ra sao, cơ sở vào phòng sửa chữa lúc nào, ai làm thủ tục tạm trú: hợp đồng là chỗ trả lời trước những câu đó.
Bài này dành cho khách sạn nhỏ, căn hộ dịch vụ, homestay có nhận khách ở dài: chuyên gia đi công tác, người làm việc từ xa, gia đình chờ nhận nhà. Hợp đồng là văn bản pháp lý chịu điều chỉnh của Bộ luật Dân sự và các quy định chuyên ngành; mẫu và điều khoản cụ thể nên được luật sư đọc trước khi dùng lâu dài, nhất là với khách nước ngoài. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định.
Hợp đồng lưu trú dài ngày khác hợp đồng thuê nhà ở chỗ nào
Khi bạn cho khách ở căn hộ dịch vụ theo tháng, có dọn phòng, thay đồ vải, lễ tân, sửa chữa kèm theo, quan hệ đó gần với cung cấp dịch vụ lưu trú hơn là cho thuê nhà ở trống. Khi bạn giao nguyên căn hộ cho người thuê tự ở, tự lo mọi thứ trong một năm, nó gần với thuê nhà ở. Hai loại có cách tính thuế, nghĩa vụ đăng ký và cách xử lý tranh chấp khác nhau.
Cách gọi tên trên giấy không quyết định tất cả; nội dung thực tế mới quan trọng. Một hợp đồng ghi là thuê nhà nhưng cơ sở vẫn đăng bán phòng đó theo đêm khi khách đi vắng, hay một hợp đồng ghi là dịch vụ lưu trú nhưng không có dịch vụ gì, đều dễ gây tranh cãi. Bạn xác định rõ mình đang cung cấp gì, rồi viết hợp đồng khớp với điều đó.
Với cơ sở đã đăng ký kinh doanh lưu trú, khách dài ngày vẫn là khách lưu trú, nghĩa vụ thông báo lưu trú vẫn áp dụng. Khi khách ở đến mốc thời gian mà pháp luật về cư trú yêu cầu đăng ký tạm trú, cần làm theo hướng dẫn của công an nơi cơ sở hoạt động. Người nước ngoài có cơ chế khai báo tạm trú riêng. Mốc thời gian và cách làm, bạn kiểm quy định hiện hành.
Điều khoản nên có trong hợp đồng
Bảng dưới là khung điều khoản để bạn kiểm hợp đồng hiện có hoặc soạn mới. Cột cuối là những câu hỏi mà hợp đồng phải trả lời được.
| Điều khoản | Nội dung chính | Hợp đồng phải trả lời |
|---|---|---|
| Các bên và phòng | Thông tin bên cho thuê, khách, số người ở, phòng hoặc căn cụ thể | Ai được ở, có được đổi phòng không |
| Thời hạn | Ngày bắt đầu, ngày kết thúc, gia hạn | Gia hạn báo trước bao lâu, giá có đổi khi gia hạn không |
| Giá và cách thanh toán | Giá theo tháng, kỳ thanh toán, phương thức, hoá đơn | Trả trước hay sau, trễ hạn thì sao |
| Dịch vụ kèm theo | Dọn phòng bao lâu một lần, thay đồ vải, giặt là, internet, gửi xe | Dịch vụ nào trong giá, dịch vụ nào tính thêm |
| Điện, nước | Bao trọn hay tính theo chỉ số, định mức | Đọc chỉ số lúc nào, ai xác nhận |
| Đặt cọc | Khoản cọc, mục đích, điều kiện hoàn | Khi nào trừ cọc, hoàn trong bao lâu sau khi trả phòng |
| Vào phòng | Dọn, sửa chữa, kiểm tra định kỳ, khẩn cấp | Báo trước bao lâu, có người chứng kiến không |
| Nội quy và vi phạm | Khách thăm, ở thêm người, vật nuôi, nấu ăn, tiếng ồn | Vi phạm thì nhắc thế nào, khi nào chấm dứt |
| Chấm dứt trước hạn | Từ phía khách, từ phía cơ sở | Báo trước bao lâu, cọc và tiền trả trước xử lý ra sao |
| Tài sản, hư hỏng | Biên bản bàn giao, hao mòn tự nhiên, hư hỏng do khách | Ai chịu chi phí sửa |
| Tranh chấp | Thương lượng, cơ quan giải quyết, ngôn ngữ ưu tiên nếu song ngữ | Bản tiếng nào có giá trị khi hiểu khác nhau |
Biên bản bàn giao kèm ảnh tình trạng phòng lúc nhận và lúc trả là phụ lục quan trọng nhất, vì phần lớn tranh cãi cuối kỳ ở xoay quanh tiền cọc và hư hỏng.
Trước khi ký: những việc kiểm với khách ở dài
Với khách ở dài ngày, buổi trao đổi trước khi ký đáng giá hơn mọi điều khoản. Bạn hỏi rõ số người sẽ ở, có ai đến ở thêm theo đợt không, có vật nuôi không, có nấu ăn không, giờ giấc làm việc thế nào nếu khách làm từ xa, có cần chỗ để xe lâu dài không. Những câu này nghe như chuyện vặt, nhưng phần lớn va chạm giữa kỳ ở xuất phát từ chỗ hai bên hình dung khác nhau ngay từ đầu.
Kiểm giấy tờ của khách và người ở cùng theo đúng quy trình thông báo lưu trú như với mọi khách khác, không vì ở lâu mà làm qua loa. Nếu khách là người nước ngoài đi làm việc, bạn hỏi thời hạn thị thực hoặc giấy tờ cư trú có phủ hết thời gian ở không, để tránh tình huống giữa chừng khách phải gia hạn giấy tờ mà hai bên không lường trước. Việc đánh giá giấy tờ hợp lệ hay không là việc của cơ quan chức năng; cơ sở chỉ cần hỏi và ghi nhận.
Cuối cùng, đi cùng khách một vòng phòng, chỉ cách dùng thiết bị, chụp ảnh tình trạng hiện có, ghi vào biên bản bàn giao rồi hai bên ký. Việc này mất hai mươi phút và tiết kiệm được rất nhiều tranh cãi ba tháng sau.
Đặt cọc và chấm dứt sớm: chỗ hay sinh tranh chấp nhất
Ghi rõ cọc để làm gì. Cọc bảo đảm cho việc khách thực hiện hợp đồng và bù hư hỏng ngoài hao mòn tự nhiên. Liệt kê những khoản có thể trừ vào cọc, như tiền điện nước chưa trả, đồ đạc hư hỏng có biên bản, phí dọn dẹp bất thường.
Ghi thời hạn hoàn cọc. Khách nước ngoài thường về nước ngay sau khi trả phòng. Hoàn cọc trong mấy ngày, bằng cách nào, phí chuyển tiền quốc tế ai chịu, phải có trong hợp đồng.
Chấm dứt sớm từ phía khách. Chuyên gia bị điều chuyển, gia đình nhận nhà sớm hơn dự kiến là chuyện thường. Một điều khoản báo trước hợp lý, ví dụ giả định ba mươi ngày, kèm cách xử lý tiền đã trả trước, giúp hai bên chia tay êm.
Chấm dứt sớm từ phía cơ sở. Khi khách vi phạm nghiêm trọng nội quy, không trả tiền, hay cơ sở phải sửa chữa lớn. Ghi rõ các trường hợp, thời gian báo trước, và nghĩa vụ hỗ trợ khách tìm chỗ ở khác nếu lỗi không thuộc khách.
Không tự ý giữ đồ, khoá cửa. Khi có tranh chấp tiền bạc, cơ sở không nên tự khoá phòng hay giữ đồ của khách để gây áp lực. Đi theo các bước trong hợp đồng và hỏi luật sư khi cần.
Soạn hợp đồng cùng AI: quy trình an toàn
AI giúp soạn khung, viết lại câu cho dễ hiểu và dịch song ngữ. Nó không thay luật sư kiểm giá trị pháp lý. Trình tự dưới đây giữ phần việc của mỗi bên cho đúng.
- Viết ra bằng gạch đầu dòng cách cơ sở bạn đang vận hành khách dài ngày: dịch vụ gì, tính tiền thế nào, cọc ra sao, các tình huống từng gặp.
- Đưa danh sách đó vào AI, không kèm tên khách, số giấy tờ, địa chỉ cụ thể, rồi gõ: soạn khung hợp đồng lưu trú dài ngày cho căn hộ dịch vụ theo các ý sau, chia điều khoản theo thứ tự hợp lý, câu rõ nghĩa, đánh dấu chỗ cần luật sư kiểm.
- Đọc từng điều, đối chiếu với thực tế; bỏ điều khoản AI tự thêm mà cơ sở không làm, sửa câu mơ hồ.
- Nhờ AI dịch sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của nhóm khách chính, rồi nhờ người thạo tiếng đọc lại.
- Đưa bản song ngữ cho luật sư đọc một lần, sửa theo góp ý, chốt làm mẫu chuẩn của cơ sở.
- Mỗi lần ký với khách mới, chỉ điền thông tin vào mẫu đã chốt, không nhờ AI viết lại toàn bộ.
Bước cuối quan trọng hơn vẻ ngoài: mẫu đã được luật sư đọc là tài sản của cơ sở, mỗi lần AI viết lại là một lần có thể sinh ra điều khoản chưa ai kiểm. Bạn có thể nhờ luật sư trên AI Cố Vấn (aicovan.com) đọc mẫu đã bỏ thông tin cá nhân.
Lỗi hay gặp trong hợp đồng khách dài ngày
Những lỗi dưới đây xuất hiện nhiều trong hợp đồng chép từ mạng hoặc tự viết vội. Rà hợp đồng của bạn theo danh sách này trước khi dùng tiếp.
- Chép nguyên mẫu hợp đồng thuê nhà cả năm cho căn hộ dịch vụ có dọn phòng, nên nhiều điều khoản không khớp thực tế.
- Không ghi điện nước tính thế nào, đến cuối tháng hai bên hiểu khác nhau.
- Không có biên bản bàn giao, không có ảnh, cuối kỳ cãi nhau về vết ố trên sofa.
- Ghi khách không được trả phòng sớm dưới bất kỳ hình thức nào, rồi thực tế vẫn phải thương lượng.
- Bản song ngữ hai thứ tiếng nói hai ý khác nhau mà không ghi bản nào ưu tiên.
- Không nhắc nghĩa vụ thông báo lưu trú, đăng ký tạm trú, nên không ai làm.
- Không có điều khoản vào phòng, khách phàn nàn khi nhân viên vào sửa điều hoà lúc khách vắng.
Khi rà xong, bạn có thể nhờ AI so hợp đồng hiện tại với danh sách lỗi trên: dán nội dung hợp đồng đã xoá thông tin các bên, rồi gõ: kiểm hợp đồng sau theo bảy lỗi thường gặp này, chỉ ra điều khoản nào thiếu hoặc mơ hồ, không tự viết lại. Kết quả là danh sách chỗ cần sửa để mang đến luật sư, không phải bản hợp đồng mới.
Câu hỏi thường gặp
Khách ở một tháng có cần làm hợp đồng không, hay chỉ cần xác nhận đặt phòng?
Một tháng là đủ dài để nhiều chuyện phát sinh: điện nước, dọn phòng, cọc, khách thăm. Xác nhận đặt phòng ngắn khó trả lời hết. Một hợp đồng gọn hoặc phụ lục điều kiện lưu trú dài ngày ký kèm xác nhận giúp hai bên rõ ràng hơn.
Khách ở dài ngày có phải đăng ký tạm trú không?
Pháp luật về cư trú có quy định về thông báo lưu trú và đăng ký tạm trú theo thời gian ở. Với cơ sở lưu trú, việc thông báo lưu trú vẫn áp dụng; khi khách ở đến mốc phải đăng ký tạm trú thì làm theo hướng dẫn của công an địa phương. Người nước ngoài có thủ tục riêng.
Có nên thu cọc bằng tiền mặt không?
Chuyển khoản để lại dấu vết rõ ràng hơn cho cả hai bên. Nếu nhận tiền mặt, lập phiếu thu ghi số tiền, mục đích là đặt cọc, chữ ký hai bên. Dù hình thức nào, điều kiện hoàn cọc phải có trong hợp đồng.
Khách nước ngoài muốn ký hợp đồng bằng tiếng Anh thì làm thế nào?
Làm hợp đồng song ngữ và ghi rõ bản nào có giá trị ưu tiên khi hiểu khác nhau. AI giúp dịch nháp, nhưng bản cuối nên được người thạo hai thứ tiếng và luật sư đọc lại, vì một từ dịch lệch có thể đổi nghĩa điều khoản.
Khách không trả tiền tháng tiếp theo thì cơ sở được làm gì?
Làm theo điều khoản về thanh toán và chấm dứt trong hợp đồng: nhắc bằng văn bản, gia hạn ngắn, rồi thông báo chấm dứt. Không tự khoá phòng hay giữ đồ của khách. Khi có tranh chấp thật, hỏi luật sư về cách làm đúng pháp luật.
AI soạn hợp đồng có đủ giá trị pháp lý không?
Giá trị pháp lý phụ thuộc vào nội dung và việc ký kết hợp lệ, không phụ thuộc ai soạn. Rủi ro của bản AI soạn là có điều khoản sai luật, mơ hồ hoặc không khớp thực tế. Dùng AI để soạn khung, rồi nhờ luật sư kiểm và chốt mẫu.