Vật tư phòng là những thứ nhỏ nhất trong khách sạn nhưng lại bị khách để ý ngay: thiếu một gói trà, hết giấy vệ sinh dự phòng, bàn chải không có là lập tức thành lời nhắn xuống quầy. Với chủ cơ sở, đây cũng là khoản chi lặp lại mỗi ngày, dễ thất thoát và dễ đặt hàng sai lúc.
Bài này giúp bạn lập danh mục vật tư theo từng loại phòng, đặt định mức theo lượt khách thay vì theo cảm giác, tính thời điểm đặt hàng lại dựa trên công suất dự kiến, kiểm soát xe đẩy và kho tầng, và dùng AI để dự trù cho mùa cao điểm. Mọi con số trong bài là ví dụ giả định để minh hoạ cách tính.
Lập danh mục vật tư theo từng loại phòng
Bước đầu tiên là biết chính xác mỗi phòng cần những gì. Nhiều cơ sở chỉ có danh mục trong đầu trưởng buồng, nên mỗi người bổ sung một kiểu. Hãy chia vật tư thành vài nhóm để dễ quản lý.
| Nhóm | Ví dụ | Cách tính định mức |
|---|---|---|
| Đồ dùng một lần trong phòng tắm | Bàn chải, kem đánh răng, dầu gội, sữa tắm, xà phòng, mũ tắm, lược | Theo số khách trong phòng hoặc theo phòng, tuỳ chính sách cơ sở |
| Giấy và vật tư vệ sinh | Giấy vệ sinh, khăn giấy, túi rác, túi vệ sinh | Theo phòng, có thêm một cuộn dự phòng |
| Đồ uống và đồ pha | Nước đóng chai miễn phí, trà, cà phê gói, đường | Theo số khách mỗi đêm |
| Đồ dùng nhiều lần | Dép đi trong phòng loại giặt được, cốc, ấm, móc treo | Theo phòng, kiểm khi dọn phòng trả |
| Vật tư cho nhân viên | Găng tay, khăn lau theo màu, túi đựng đồ vải bẩn | Theo ca và số phòng dọn |
Một số cơ sở đã chuyển sang bình đựng dầu gội và sữa tắm loại dùng nhiều lần gắn tường để giảm rác nhựa. Nếu chọn cách này, danh mục cần thêm việc kiểm mức và vệ sinh bình, và quy định rõ ai được rót bổ sung, rót từ can nào, để tránh pha loãng hay lẫn sản phẩm.
Định mức theo lượt khách thay vì theo cảm giác
Cách quản lý vật tư phổ biến ở khách sạn nhỏ là thấy kho vơi thì mua. Cách này đơn giản nhưng có hai vấn đề. Một là mua dồn vào lúc hết, thường là giữa mùa đông khách khi giá nhập và thời gian giao đều bất lợi. Hai là không biết dùng nhiều là do đông khách hay do thất thoát.
Định mức theo lượt khách giải quyết cả hai. Bạn ghi lại mỗi phòng trả dùng bao nhiêu món mỗi loại, mỗi phòng đang ở bổ sung bao nhiêu. Sau một tháng, chia tổng số đã xuất kho cho tổng số đêm phòng có khách hoặc tổng số khách sẽ ra mức tiêu hao thực tế. Ví dụ giả định: một khách sạn hai mươi phòng thấy trung bình mỗi đêm phòng tiêu hao chừng hai chai nước, nhưng có tuần lên gần gấp rưỡi. Xem lại thì đó là tuần có nhiều đoàn thể thao lưu trú. Định mức theo lượt khách cho phép nhìn ra những chênh lệch có lý do như vậy, phân biệt với chênh lệch không có lý do.
Khi đã có mức tiêu hao chuẩn, bạn so mỗi tuần: số xuất kho thực tế so với số đáng lẽ phải dùng theo số đêm phòng có khách. Chênh lệch nhỏ là bình thường. Chênh lệch lớn kéo dài là tín hiệu cần xem lại, có thể do nhân viên bổ sung thừa vì sợ thiếu, do khách mang về, hay do thất thoát ở kho.
Tính điểm đặt hàng lại dựa trên công suất dự kiến
Điểm đặt hàng lại là mức tồn kho mà khi chạm tới thì phải đặt thêm, để hàng mới về kịp trước khi hết. Cách tính theo nguyên lý như sau:
- Lấy mức tiêu hao trung bình mỗi đêm phòng của từng món từ số liệu tháng trước.
- Xem công suất dự kiến trong khoảng thời gian chờ hàng, dựa trên số phòng đã đặt trước, không chỉ dựa vào trung bình năm.
- Nhân mức tiêu hao với số đêm phòng dự kiến trong thời gian chờ hàng để ra lượng sẽ dùng.
- Cộng thêm lượng an toàn cho trường hợp đông khách hơn dự kiến hoặc nhà cung cấp giao chậm.
- Khi tồn kho chạm mức vừa tính, đặt hàng; lượng đặt đủ dùng đến lần đặt kế tiếp.
- Trước mùa cao điểm và các kỳ nghỉ lễ dài, tính lại vì công suất và thời gian giao hàng đều thay đổi.
Với khách sạn nhỏ, không cần tính cho từng món lẻ. Chỉ cần làm kỹ cho những món tiêu hao nhiều và quan trọng như nước uống, giấy vệ sinh, đồ dùng một lần trong phòng tắm. Những món ít dùng có thể kiểm theo tháng.
Kiểm soát xe đẩy và kho tầng
Xe đẩy có định mức riêng. Mỗi xe đẩy đầu ca được xếp theo một danh sách cố định, đủ cho số phòng người đó được giao cộng một phần dự phòng nhỏ. Xếp xe theo cảm giác thường dẫn tới xe quá đầy, nặng khi đẩy và dễ rơi vãi.
Trả lại kho cuối ca. Vật tư còn trên xe được đếm và trả lại kho hoặc để lại cho ca sau theo sổ. Không để vật tư mở trên xe qua đêm ở hành lang, vừa dễ mất vừa mất vệ sinh.
Kho tầng nhỏ, kho chính có khoá. Kho tầng chỉ giữ lượng đủ dùng một hai ngày; kho chính có khoá và sổ xuất nhập. Người giữ chìa kho chính nên là một hai người cụ thể.
Kiểm kê định kỳ không báo trước. Một lần kiểm kê ngẫu nhiên mỗi tháng, so với sổ, giúp phát hiện sai lệch sớm. Mục tiêu là sửa quy trình, không phải nghi ngờ ai, nên kết quả cần được nói chuyện thẳng thắn với cả đội.
Chọn và làm việc với nhà cung cấp vật tư
Định mức và điểm đặt hàng chỉ phát huy khi nhà cung cấp giao đúng hẹn, đúng loại. Với khách sạn nhỏ, mối quan hệ này thường dựa vào quen biết, nhưng vẫn nên có vài tiêu chí rõ ràng để so sánh và để không phụ thuộc vào một nơi duy nhất.
- Thời gian giao hàng ổn định, đặc biệt trong mùa cao điểm và trước các kỳ nghỉ lễ dài, chứ không chỉ nhanh vào lúc vắng khách.
- Có thể giao lượng nhỏ theo lịch đều đặn, để cơ sở không phải trữ kho quá nhiều chiếm chỗ.
- Sản phẩm có nhãn tiếng Việt đầy đủ, ghi thành phần, hạn dùng và đơn vị chịu trách nhiệm, nhất là đồ khách dùng trên da và nước uống.
- Chất lượng đồng đều giữa các lô, không lô này bàn chải tốt lô sau gãy lông.
- Điều khoản đổi trả rõ ràng khi giao sai loại hoặc hàng lỗi.
- Có ít nhất một nơi dự phòng cho các món quan trọng như nước uống và giấy vệ sinh, phòng khi nơi chính gặp sự cố.
Giá cả tất nhiên là một yếu tố, nhưng mức giá cụ thể thay đổi theo thời điểm và quy mô đặt, nên bài này không nêu con số. Điều đáng ghi nhớ là một món rẻ hơn mà làm khách phàn nàn hay phải thay nhiều lần thì thực tế không rẻ. Hãy ghi lại các lần giao trễ, giao sai trong sổ để lần xem xét nhà cung cấp có số liệu chứ không chỉ cảm nhận.
Nhờ AI dự trù vật tư cho mùa cao điểm
AI hữu ích ở chỗ làm phép tính và trình bày dự trù nhanh, khi bạn đã có số liệu tiêu hao của chính cơ sở. Bạn chuẩn bị một bảng gồm tên vật tư, mức tiêu hao trung bình mỗi đêm phòng, tồn kho hiện tại, thời gian nhà cung cấp giao hàng, và số đêm phòng đã đặt trước cho các tuần tới. Không cần đưa tên khách, tên đoàn hay tên nhà cung cấp vào công cụ.
Câu lệnh mẫu: "Dưới đây là bảng vật tư của một khách sạn 30 phòng với mức tiêu hao mỗi đêm phòng, tồn kho hiện tại và thời gian giao hàng tính bằng ngày. Số đêm phòng đã đặt cho bốn tuần tới là như sau. Hãy tính cho từng món: lượng sẽ dùng trong bốn tuần, ngày dự kiến chạm điểm đặt hàng lại nếu cộng thêm lượng an toàn mười lăm phần trăm, và lượng nên đặt. Trình bày dạng bảng, đánh dấu những món cần đặt ngay trong tuần này." Nhớ rằng mười lăm phần trăm ở đây chỉ là ví dụ; mức an toàn hợp lý tuỳ độ tin cậy của nhà cung cấp và mức biến động công suất của bạn.
Kết quả AI tính ra cần được kiểm lại bằng một vài phép tính tay, vì công cụ AI đôi khi tính sai số học, nhất là với bảng dài. Một cách kiểm nhanh là chọn hai ba món quan trọng, tự nhân chia lại, nếu khớp thì tin bảng hơn. Phần quyết định đặt bao nhiêu, đặt ở đâu vẫn thuộc về người quản lý, vì chỉ người đó biết dòng tiền và điều kiện của nhà cung cấp.
Giảm lãng phí mà không làm khách thấy thiếu
Đồ dùng một lần tạo ra nhiều rác, và nhiều khách hiện nay cũng không muốn mở một bộ mới mỗi ngày. Có vài cách giảm lãng phí mà không làm trải nghiệm kém đi. Đồ dùng chưa mở trong phòng đang ở thì giữ nguyên, chỉ bổ sung món đã dùng. Một số món như lược, mũ tắm, bộ may vá có thể để tại quầy và đưa khi khách hỏi, kèm dòng ghi chú trong phòng cho khách biết. Bình đựng gắn tường cho dầu gội, sữa tắm giảm đáng kể vỏ chai nhỏ.
Điều quan trọng là thông báo rõ ràng. Một tấm thẻ nhỏ song ngữ trong phòng tắm giải thích cơ sở đang giảm đồ dùng một lần và khách có thể xin thêm bất cứ lúc nào thì khách thường đón nhận tốt. Lặng lẽ cắt bớt thì dễ thành lời chê thiếu đồ. AI có thể giúp bạn viết tấm thẻ này bằng vài thứ tiếng với giọng nhẹ nhàng, nhưng bản dịch nên có người biết tiếng đó đọc lại.
Những món chưa mở mà khách để lại khi trả phòng không nên đưa lại vào phòng khác nếu bao bì đã rời khỏi khay hay có dấu hiệu bị đụng tới, vì khách mới không thể biết điều đó và đây là chuyện vệ sinh. Quy định của cơ sở nên nói rõ món nào được tái sử dụng khi còn nguyên niêm phong, món nào luôn bỏ, để nhân viên không phải tự phán đoán từng lần.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao biết khách sạn đang dùng vật tư phòng hợp lý?
Tính mức tiêu hao trung bình mỗi đêm phòng có khách từ số xuất kho trong một tháng, rồi so hằng tuần giữa số thực tế với số đáng lẽ phải dùng. Chênh lệch lớn kéo dài là tín hiệu cần xem lại quy trình bổ sung hoặc kiểm soát kho.
Điểm đặt hàng lại vật tư được tính thế nào?
Nhân mức tiêu hao mỗi đêm phòng với số đêm phòng dự kiến trong thời gian chờ hàng, cộng thêm lượng an toàn. Khi tồn kho chạm mức đó thì đặt hàng. Trước mùa cao điểm nên tính lại vì công suất và thời gian giao đều thay đổi.
Có nên dùng bình dầu gội gắn tường thay chai nhỏ không?
Đó là cách giảm rác nhựa được nhiều cơ sở dùng. Nếu chọn, cần thêm việc kiểm mức và vệ sinh bình trong chuẩn dọn phòng, quy định ai được rót bổ sung và rót từ đâu để tránh pha loãng hoặc lẫn sản phẩm.
AI có tính dự trù vật tư chính xác không?
AI tính và trình bày nhanh nếu bạn cung cấp số liệu tiêu hao thật, nhưng đôi khi sai số học với bảng dài. Nên tự tính lại vài món quan trọng để kiểm, và người quản lý vẫn là người quyết định đặt bao nhiêu.
Đồ dùng một lần khách chưa mở có được để lại cho khách sau không?
Chỉ khi còn nguyên niêm phong và cơ sở có quy định rõ món nào được giữ lại. Món đã rời khay, bao bì có dấu hiệu bị đụng tới thì nên bỏ, vì khách mới không thể biết và đây là vấn đề vệ sinh.
Xe đẩy buồng phòng nên xếp bao nhiêu vật tư?
Theo một danh sách cố định đủ cho số phòng người đó được giao trong ca cộng một phần dự phòng nhỏ. Cuối ca đếm và trả lại kho, không để vật tư mở trên xe qua đêm ở hành lang.